12 Tipps für das Abhalten von Videokonferenzen

Ortsunabhängiges Arbeiten ist heute keine Seltenheit mehr. Von Mallorca und Hawaii aus bedienen Internetmarketer sowie Unternehmensberater Ihre Kunden, halten Seminare und Live-Coachings ab. Und auch im eigenen Land erfreuen sich die Selbständigen und Freiberufler der Vorzüge moderner Technologie.

So müssen Stralsunder IT-Freelancer beispielsweise nicht mehrmals in der Woche quer durch die Republik nach München reisen, um mit ihren Auftraggebern über die Fortschritte am gemeinsamen Projekt zu sprechen. Ein guter Internetanschluss, leistungsfähige Hardware und wohl durchdachte Software reichen oftmals vollkommen aus.

Das Zauberwort lautet hier “Videokonferenz”. Damit diese möglichst störungsfrei und unkompliziert abläuft, habe ich ein paar Tipps zum Thema zusammengetragen, die ich Ihnen im Folgenden präsentiere.

Die Kunst eine Videokonferenz zu veranstalten

Ein gelungenes Vorbereiten und Abhalten einer Videokonferenz ist eine Kunst für sich und gleichermaßen wichtig für Ihren geschäftlichen Erfolg. Hier gilt es Professionalität zu zeigen und souverän aufzutreten.

Ganz so, als würden Sie sich in wichtigen Geschäftsverhandlungen in Angesicht zu Angesicht befinden. Leicht gesagt, aber ist das auch leicht getan?

Durchaus, wenn Sie die wichtigsten Spielregegeln beachten, sich auf die virtuellen Meetings gut vorbereiten und auch die Psychologie nicht außer acht lassen. Doch lesen Sie selbst:

Störfaktoren ausschalten

Bei einer Videokonferenz stehen Computerbildschirme im Zentrum der Aufmerksamkeit. Da gilt es etwaige Störfaktoren auszuschalten, die die Konzentration behindern und ablenkend wirken könnten.

Beleuchtung

Eine wichtige Rolle spielt hier das Licht in Ihrem Büro oder an dem Ort von dem aus Sie Ihre Konferenz abhalten. Licht kann nämlich gleichermaßen stören und unterstützen.

Eine angemessene Beleuchtung ergibt sich, wenn Sie in erster Linie auf indirekte und warme Lichtquellen wie Wandstrahler setzen. Soll heißen: Positionieren Sie Ihre Videokamera so, dass sich Lampen entweder direkt hinter oder neben dieser befinden.

Sie werden dabei gleichermaßen gut ausgeleuchtet und Ihr Gesicht erscheint viel freundlicher.

Und kommen Sie bloß nicht auf die Idee Ihre Räumlichkeiten extra hell auszuleuchten. Das wird auf Dauer nur anstrengend für die Augen Ihres Gegenübers und lässt Sie nicht besser aussehen. ;-)

Versuchen Sie es stattdessen mit einer hellen Schreibtischunterlage. Denn die hervorgerufenen Reflexionen verringern etwaige Augenringe. Das Licht sollte natürlich auch hier weich erscheinen. Also: Keine weiße Unterlage.

Farbgestaltung

Wo wir schon beim Thema Farben sind: Im Allgemeinen ist hier weniger viel mehr.

Versuchen Sie knallbunte Farbtöne und harte Kontraste zu vermeiden. Statt leuchtenden Hawaiihemden tragen Sie besser unifarbene Kleidung auf, die sich farblich etwas vom idealerweise blauen, grünen oder grauen Hintergrund abhebt, aber gut ins Bild passt.

Wenn Sie so verfahren, verhindern Sie optische Unruhen und störende Empfindungen bei Ihrem Gegenüber und wirken möglichen Übertragungsstörungen bei der Kameratechnik effektiv entgegen.

Raumgestaltung

Abschließend tun Sie gut daran Ihre Augen durch den Raum schweifen zu lassen und nach weiteren potenziellen Unruheherden in Form überflüssiger Objekte Ausschau zu halten.

Kaffeetassen müssen nicht im Fokus der Kamera stehen, selbst bei Pflanzen tun Sie gut daran, diese aus dem Bild zu nehmen und in eine andere Ecke des Raums zu stellen.

Geräusche

Nicht weniger bedeutsam für Ihren “Auftritt” ist die Vermeidung akustischer Störungen. Schalten Sie deshalb im Vorfeld Ihrer Videokonferenz alle potenziellen Krachmacher aus.

Stellen Sie das Telefon aus, schalten Sie Ihr Smartphone in den Stumm-Modus. Schließen Sie die Fenster und wenn notwendig auch die Tür. Machen Sie etwaigen Mitarbeitern die Notwendigkeit absoluter Ruhe deutlich.

Technik überprüfen

Alle Störfaktoren auszuschalten lohnt sich nur, wenn auch die Technik überzeugen kann.

Kamera

Im Sinne einer optimalen Präsenz sollten Sie auf die Qualität Ihrer Kamera acht geben. Dem HD-Standard sollte diese schon entsprechen.

Falls Sie vor der Anschaffung entsprechender Ausrüstung stehen, müssen Sie sich keine Sorgen ums liebe Geld machen. Gute Geräte gibt es bereits für unter 200 Euro.

Software

Für Videokonferenzen im stilvollen Rahmen sollten Sie nicht gleich auf die erstebeste Software-Lösung vertrauen. Lassen Sie sich Zeit bei der Auswahl und lesen Sie sich entsprechende Testberichte in aller Ruhe durch. Einige Anbieter bieten auch die Möglichkeit kostenloser Tests und wieder andere liefern Ihnen gleich die gesamte Ausrüstung zur Miete.

Internetverbindung

Einen guten Internetanschluss braucht es selbstverständlich auch. Wenn das Aufrufen einer Webseite wie Spiegel-Online beispielsweise länger als 30 Sekunden in Anspruch nimmt, ist die Mission Videokonferenz definitiv zum Scheitern verurteilt.

Richtig präsentieren

Jetzt geht es ans Eingemachte. Denn alle anderen Tipps zu beachten nützt nichts, wenn Sie nicht auch die Folgenden befolgen.

Kameraposition

Damit die Qualität Ihrer Videokamera gut zur Geltung kommt und Sie gut rüberkommen lässt, positionieren Sie das Gerät nach Möglichkeit am oberen Rand Ihres Computer-Monitors. Das Gerät muss unbedingt auf gleicher Höhe mit Ihrem Gesicht sein.

So erscheinen Sie mit Ihrem Gesprächspartner gleichrangig und vermitteln nicht den Eindruck einer Über- beziehungsweise Unterlegenheit.

Blickrichtung

Einen noch besseren Eindruck hinterlassen Sie mitunter, wenn Sie – so unangenehm es auch sein mag – in die Videokamera sehen und die ganze Zeit in die Leere oder auf Ihren Bildschirm starren.

Wahren Sie also (virtuellen) Blickkontakt. Wie wichtig dieser für Verhandlungen usw. ist, sollte Ihnen bewusst sein.

Aussprache

Die Bedeutung einer ordentlichen Aussprache Ihrerseits für den Erfolg einer Videokonferenz muss ich wohl nicht sonderlich betonen. Setzen Sie die deutliche Aussprache aber nicht mit einer Steigerung der Lautstärke gleich.

Wenn Ihr Mikrofon korrekt eingestellt ist, können Sie in ganz normaler Gesprächslautstärke kommunizieren.

Gesprächsstruktur

Größere Teilnehmerrunden und umfangreiche beziehungsweise zahlreiche Themen machen mitunter das Aufstellen einer Tagesordnung notwendig. Niemand braucht eine Videokonferenz, die sich in Details verliert oder gar völlig vom Gesprächsgegenstand abdriftet.

Geben Sie den Gesprächen Struktur und legen Sie bereits im Vorfeld die ungefähre Länge des virtuellen Meetings fest. Besonders hilfreich: Schicken Sie etwaiges Anschauungsmaterial ebenfalls vor der Veranstaltung an die Teilnehmer per Mail.

So können alle Seiten besser planen und sich vollends auf die Videokonferenz konzentrieren.

Höflichkeit

Es ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit, doch muss ich immer wieder feststellen, dass vielen Menschen nicht an Höflichkeit gelegen ist.

Für die Durchführung einer Videokonferenz ist die freundliche und zuvorkommende Behandlung der Gesprächspartner sehr, sehr wichtig. Nicht nur weil Sie damit Ihre Sympathiewerte steigern können, sondern weil Sie selbst wohl genauso wenig vor den Kopf gestoßen werden wollen.

Seien Sie pünktlich zum Start der Videokonferenz, achten Sie auf Ihre Wortwahl und lassen Sie Ihr Gegenüber wenn möglich seine Gedanken und Einwände vollständig aussprechen.

Wenn Sie zu Beginn des Meetings zudem einen kurzen Small-Talk einfließen lassen und nach der Sitzung eine kurze Dankes-Mail an die Teilnehmer verschicken, hinterlassen Sie mehr als einen guten Eindruck. :-)